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マナーで差をつけろ! 時間をかけるな!短時間で書ける日報の書き方

 
どうもこんにちは。三宮です。

早速ですが、皆さんはこんな経験はありませんか?

  • 何を書いていいのかわからない
  • 日報作成に30分以上時間を費やしてしまった
  • 何をやったか伝わらない

私自身新人の時は日報を書くことがかなり億劫でした。

そこで今回は時間をかけずに出来る”日報”の書き方をお伝えします。
ポイントを押さえて、是非活用してみて下さい。

日報とは

一日毎に行う報告のことです。なぜ日報を書くのかは下記の2点が理由です。

  • 上司やチームが自分が何をやっているのかを把握する
  • 自分の情報共有を行う(自分のことを知ってもらう)

自分の周りの人のためだけではなく、自分にとっても必要なことですね。

日報を書くときのポイント

日報を書く際にやりがちなこと。それは【その場で考える】というものです。
業務後に、「さて、今から日報を書くか・・・」という方がいればとてももったいない時間を過ごしています。

下記ポイントを押さえて、”業務終了=日報完了”の状態を作ってしまいましょう。

  1. 定性的ではなく定量的に
  2. 元となるテンプレートを用意する
  3. 本日やることはTODOとして業務開始前にまとめておく
  4. 1つのTODOが完了する毎に成果をまとめる
  5. 問題点が発生した場合、その都度まとめる
  6. 業務終了前は明日の予定と所感を書いて終わる状態にしておく

報告は定性的ではなく、定量的に行う

報告をもらう側が一番欲しい情報は、”簡潔且つ把握し易い情報”です。
特に仕事の忙しい上司に対しては、日報を確認する時間すらない場合も有ります。

この場合に活用できる方法が定量的な報告です。簡単にいうと数値で成果を表すものです。
例を上げて見てみます。

報告業務内容:本日のジュースの売れ行きについて
【定性的な報告】
本日は予定したよりもかなりの数が売れました。この調子ですと明日中には完売できます。

【定量的な報告】
本日の売れ行き『700/1000 本:達成率70%』
このペースですと残300本は明日中には完売できます。

上記のように定量的な報告は、現在の状況とこれからの状況が非常に把握しやすくなります。

テンプレートを用意する

まずは日頃書く日報のテンプレート(雛形)を用意しましょう。
この状態で既に全体の骨組みが完成します。

職場によってテンプレートは様々ですが、今回は報告内容として下記情報が必要だという前提で話を進めていきます。

  • 本日の業務内容
  • 明日の予定
  • 問題点・連絡事項
  • 所感

例:
【本日の業務内容】
【明日の予定】
【問題点・連絡事項】
【所感】

本日の業務内容の書き方

こちらは業務開始前に書いてしまいます。
本日何をするのかを箇条書きで作成することで頭のなかの整理も出来ますね。

例:
【本日の業務】
■9:00~12:00  ○○システムの作成
■13:00~15:00  ○○様と打ち合わせ(○○商事)
■15:00~18:00  システム会議

【明日の予定】
【問題点・連絡事項】
【所感】

TODOが完了する毎に成果をまとめる

一つのTODOが完了する毎に成果を記述していきましょう。
日報が少しずつ完成に近づいていることにお気づきでしょうか。

例:
【本日の業務】
■9:00~12:00  ○○システムの作成『3/10 本:進捗率30%』
■13:00~15:00  ○○様と打ち合わせ(○○商事)『打ち合わせ内容は添付ファイルを参照』
■15:00~18:00  システム会議

【明日の予定】
【問題点・連絡事項】
【所感】

問題が発生した場合、その都度まとめる

問題が発生した場合もその都度内容をまとめていきましょう。

例:
【本日の業務】
■9:00~12:00  ○○システムの作成『3/10 本:進捗率30%』
■13:00~15:00  ○○様と打ち合わせ(○○商事)『打ち合わせ内容は添付ファイルを参照』
■15:00~18:00  システム会議

【明日の予定】

【問題点・連絡事項】
■○○様との打ち合わせ内容について、○○商品を再考する必要あり。
※添付ファイルを参照

【所感】

業務終了前に残項目を記述する

実はここまでやっている状態で80%ほど日報が完成しているはずです。
業務終了前に明日の予定を確認して、所感を記述しましょう。

例:
【本日の業務】
■9:00~12:00  ○○システムの作成『3/10 本:進捗率30%』
■13:00~15:00  ○○様と打ち合わせ(○○商事)『打ち合わせ内容は添付ファイルを参照』
■15:00~18:00  システム会議

【明日の予定】
■9:00~18:00  ○○システムの作成『残 7/10 本:完了予定』

【問題点・連絡事項】
■○○様との打ち合わせ内容について、○○商品を再考する必要あり。
※添付ファイルを参照

【所感】
本日○○様との打ち合わせで問題点が発生しております。
担当者として新しい提案ができるよう日々情報収集を怠らないよう心がけます。

最後に

日報は意思疎通として大切な役目を果たします。ただ、これに時間をかけるのはもったいないです。
業務内で1~2分程度の時間を見つけて内容をまとめていきましょう。

それではまた。

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