日報に書くことがない？ネタ切れ？良い日報を書くための12個の観点まとめ

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こんにちは、飯塚です。

AMGでは社員全員が日報を書く文化がありますが、「日報に何を書けばいいのか分からない」「日報に書くことがない」といった悩みをたまに聞きます。入社直後は書けるものの、仕事に少し慣れてくるとネタ切れになるそうです。

というわけで今回は、普段から部下や後輩の日報を読み、かつ自分自身も日報を書いている経験から、こんな観点で日報を書くとよいのではないか、と考えたことをまとめました。

上司が知らない・見えない情報の共有

上司もすべてを把握することはできないので、上司が見えない場で起きたことを共有すると、対策を打てるので上司に重宝されます。

・Xというプロジェクトは、現状Xまで進んでいて、順調 or 遅れがある
・XさんがXをしていたので、Xしたほうがいいよと伝えた
・XさんがXをしていて楽しそうだった/嬉しそうだった
・XさんがXということが起きたことで、元気がなかった/Xに悩んでいた

指摘されたこと、教わったことを書く

・Xという場面で、Xという指摘をいただいた。Xが原因です。今後はXを行うことで対策します
・Xという場面で、Xとご教授いただきました。Xすることで今後の仕事に活かします

ふとした疑問

・現状Xだが、実はXが正しい姿なのではないか。
・Xさんの「X」という話が、よくよく考えるとまだ理解できていない
・XさんがXしていたことについて指摘したが、正しく意図を伝えられなかったのではないか
・Xという場面で、Xという対応をしたが、実はもっと良い方法があったのではないか

原因の分析・整理

・Xという課題があるが、原因はXにあると思う。なぜなら、、、
・Xという問題が起きて、結果Xになった。原因はXにあった。さらにその原因はXにあった。

リスク・懸念点の先読み

・実はXという課題があるので、明日/1週間後/数か月後にこういった問題が起きる懸念がある
・Xという事象が起きて、今回はたまたま何とかなったが、実は根本的な対策がされていない。今後も似た事象が起きる可能性がある

改善策の提案

・現場でXについて、Xを使って教えていた。分かりやすかったので、社内でも試したい
・プロジェクトで、Xというルールを最初に決めることで、情報共有がスムーズになった。社内のXというプロジェクトでも応用できるかもしれない
・Xという課題が起きているので、Xすることで改善したい、対策したいと考えている

悩んでいること・悩みが解消したこと

上司の視点で言うと、部下が何に悩んでいるのかと前に悩んでいたことが解消したのか、は結構気になる情報です。

・XについてXが上手くいっておらず、悩んでいる
・Xに悩んでいたが、Xということがあって、解消した
・Xに悩んでいたが、XさんのXという言葉で、すっきりした

できたこと、改善できたことのアピール

力がつくまでは周りから評価されることは少ないかもしれませんが、成長した事実を自分で気づいてアピールすることも大切だと思います。

・以前はXだったが、Xしたことで、改善できた
・Xというお客様の意図を汲み取って、Xをしたことで、Xというお声をいただくことができた

他の人の仕事の進め方を見て、学んだこと・気づいたこと

・仕事の速いXさんが、打合せ直後に内容を共有していることに気づいたので、明日の打合せ後真似してみます
・XさんがXの相談のときに、事前にXの資料を作って共有していたので、真似してみます
・XさんがXする前に一度承認を取っていたのを見て、行動する前に一度承認を得るタイミングを学びました

重要度と緊急度の認識合わせ

複数の仕事を担当するようになると優先順位づけで迷うことがあると思います。上司と部下の優先順位の判断は大抵一致しないので、日報で確認するのもありでしょう。

今担当している仕事のうち、重要度が高い順に並べると下記だと思っていますが、認識が合っているか確認させてください
1. Xの資料作成期限：X/X
2. Xの資格取得期限：X/X
3. Xの調査期限：X/X

トラブルの正確な報告（時系列、5W3H）

場合によっては、誰がいつどこで何をしたのか、何を言ったのか正確な報告が求められます。その訓練として日報を使ってもいいと思います

18:05 XさんがXにてXという操作を実施
18:08 XさんがXにてXが起きていることに気づく
18:13 XさんがXにて「X」とXさんに伝える

体調・コンディションについての共有

上長やプロジェクトを管理する立場からすると、体調を崩しそうな兆候があれば、なるべく早めに知っておきたいです。早く分かれば、作業量を調整することも可能です

・休むほどではないが、実は疲れを感じている。体がだるい
・最近、睡眠時間が足りていない
・周りに体調を崩している人が増えている

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