エクセルの営業管理は限界! 1つでも当てはまったら切り替え時

はじめに

こんにちは。都築です。
 
早速ですが、皆様は営業管理をどのようにおこなっていますでしょうか。1人でちょっとした情報を管理するだけ、そこまで高度な機能は求めていない、という理由でExcelで管理していることもあるかと思います。
 
しかし、Excelでの営業管理に限界を感じたことはありませんか。
 
今回は、いくつかのポイントに沿って、Excelでの営業管理の限界と、SFA(営業支援ツール)を使うことでどう変わるのかをご紹介したいと思います。
 
1つでも当てはまる方は、ぜひSFA(営業支援ツール)の導入をご検討ください。

複数人で情報を共有したい

まずExcelでの管理と、SFAを使うことの大きな違いは情報の共有です。
 
Excelでもファイル共有サービスなどを利用することで、他者や他デバイスで同じExcelを参照・更新はできます。しかし、同時に情報を更新した場合、どちらかの情報が欠落したり、差分のファイルが作成されたりします。
 
同じ内容を更新しようとした場合に、どちらを採用するかを判断する必要がありますが、SFAを利用することでより安全な形で情報を共有することが可能になります。

扱う情報量が膨大

Excelで営業管理を行う場合、扱う情報量が大きくなるとファイルの容量も比例して大きくなります。Excelは、ファイルの容量が大きくなればなるほど動きが遅くなり、最悪の場合は開くことができないといった事象が発生することもあります。
 
顧客情報、行動履歴、TODOなど管理したい情報が増えていくと、Excelでの管理は現実的ではないものになります。
 
SFAでは見たい情報毎に画面が分かれていたり、検索なども充実しているので、扱う情報量が膨大になっても、ストレスなく確認することができます。

データの入力ミスが多い

情報を入力する際、Excelで管理している場合はほぼすべての情報を手入力することになると思います。郵便番号と住所のように、自動的に導出できる内容であっても両方を手入力する必要があります。
 
SFAではそういった内容は自動で導出されるなど、ミスを減らすことができます。また、誤って登録済の情報を登録しようとした際に既に登録済である旨を教えてくれたり、金額を入力すると概算金額が表示されたり誤入力を防ぐ仕組みが多く組み込まれています。
 

取り扱う情報の種類が多い、関連付けて見たい

営業管理では取引先、担当者、案件、折衝履歴、TODOなど多くの種類の情報を取り扱います。取引先と案件のように関連する情報を入力したい場合に、Excelで管理している場合は関連づけることが困難なことが多いです。
 
どの取引先との案件なのかを入力する際も、手入力することになるかと思います。誤って取引先名を間違った場合には、データ集計した場合などにも誤った形で集計されるなど、情報の精度が低くなってしまいます。
 
SFAでは取引先の情報は取引先マスタとして管理し、案件では取引先マスタから導出したプルダウンで選択するなどで、誤りなく情報を入力することができます。また、取引先画面からその取引先との折衝履歴の画面に遷移できたり、関連する情報を簡単に見ることができます。

リアルタイムな情報が必要

Excelで管理している場合、当然パソコンでExcelを開きデータを入力する必要があります。パソコンが使えない状況で得た情報はメモしておいて、後で入力するなど二度手間が生じることもあるかと思います。
 
クラウドのSFAであればスマホから入力することもでき、移動中などの隙間時間でも情報を入力することができます。どこでもすぐに入力できるので、入力を忘れるなどの失敗も減らすことができます。

情報が活用できていない

売上や利益をグラフで表現することで営業状況を視覚的に見たいことは多々あるかと思います。Excelでもピボットテーブルやグラフなどの機能を利用することで可能ではあります。
 
しかし、データの集計範囲を変えるだけでも設定を変える必要が生じたり、見たい形で見るために多くの時間を費やすことになります。
 
SFAでは集計範囲の変更が簡単におこなえ、見たい情報を見たい形で見ることができます。グラフ以外にも前日から変更があった案件だけを見たい、今注力すべき案件が何かを知りたい、など情報を入力して終わりではなく活用するための仕組みが多々あります。
 

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
昔からExcelで管理していると、不便な点があってもやり方を変えることができないこともあるかと思います。SFAの導入にかかる労力を懸念して踏み切れないこともあるかと思いますが、シンプルですぐに使えるSFAもあります。
 
より利益をあげるために。より生産性の高く、より効率的な営業活動を行うために。ぜひSFAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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