営業管理をエクセルから脱却したい企業に最低限な機能はこれだけ

#ビジネス #feels

記事をシェア：

コピー

こんにちは。青柳です。

営業情報の共有や管理をしたいと思ったとき、最初の選択肢はエクセルやスプレッドシートではないでしょうか。多くの企業がまずこの表計算ソフトでの営業管理を経験していると思います。それと同じくらい多くの企業が、営業管理（いわゆる案件管理や折衝履歴、行動履歴の管理）をエクセルで行うことの限界を感じていると思います。

実際にご相談をいただく内容で多いのがこちらです。

入力しなくなってしまった
入力の仕方が人によってバラバラで集計ができない
折衝履歴や行動履歴が数個しか入力できないフォーマットになっている
どのファイルが最新かわからない
更新が被ってしまって情報が正確でなくなった

これらの課題が発生し、SFAの導入を検討されますが、多くのツールを検討しているうちに自社の現状と課題を見失ってしまうケースがあります。

今回はこの検討段階でのミスマッチや実際に使っている企業の実情を解説し、どうすればうまくSFAを活用できるかを紹介します。

比較検討時のミスマッチ

この比較検討段階で、多くの企業は機能数が多いほうが良いとか、入力する項目数が多いほうが良いといった要望がでてきます。これはどんなツールを探している場合でも同じことが起きます。顧客管理ツール（CRM）でも同じです。

ここで原点に立ち返っていただくと、いままでエクセルで管理していたときになにが課題だったのかというポイントです。この課題が解決できることが最優先となります。

いろんなツールを見ているとこんなことができるんだとか、すごく便利そうとか思いがちですが、結局情報が入力されていることが大前提となります。どんな機能も元となる情報が入力されていなければ、使われることはありません。

まずは案件情報と行動履歴の2つが、きちんと入力されていくことを目指していくのが良いでしょう。

実際に入力されている案件情報の項目

feelsでは案件情報で必須入力となっているのは、案件名、取引先、担当者、ステータス、確度、見込み日、契約種別の7項目です。これ以外の項目で入力されている項目の割合は以下のとおりです。

この図を見ていただくと、9項目以上は50％以下の入力率となっています。もっとシンプルに言ってしまえば、10項目以上の入力は負荷に感じる人が多いということです。

情報は入力されている項目が統一されているほど、営業やマーケティングで効果を発揮できます。検討するときは項目数の多さではなく、運用するときに最低限必要な項目がなにかを絞ることが重要です。そしてその項目が、どれだけ入力しやすいかがSFAの選定ポイントとなります。

SFAで重要な行動履歴

SFAでは、案件情報と同じくらい重要となるのは、行動履歴です。行動履歴は、ツールによって若干呼び方が異なりますがアクション履歴や折衝履歴とも呼ばれます。

行動履歴は、お客様や案件単位でどういう行動を行ったかを入力していくもので、日報の内容に使われたりもします。この行動履歴をどれだけ蓄積していくかが、SFAの価値になるといっても過言ではありません。

私達の実際の運用方法では、夕方の営業会議で行動履歴を使います。
その日に入力された行動履歴に、ハイライトがついているので1件ずつ画面に表示しながら、担当が補足して話していくという形式です。これだと、事前に記載されているので、営業会議ですべてを説明する必要がなくなり時間の短縮ができます。またその場で記載し忘れているものがあれば、気づくことができ、入力を促すことになります。

行動履歴のデータが蓄積できれば、受注率の高い案件や企業に対してどのようなアプローチを行なっているかが分析できたり、長い間埋もれてしまっている顧客を掘り起こすことができたりします。

まとめ

実際に運用がうまくいっている例をみると、入力項目を最小限に絞り運用の負荷を下げていることがわかります。そのかわり蓄積したい行動履歴は必ず入力していくといったルールを設けていることがわかります。

feelsを導入する際にご相談いただく内容でも、他ツールを使っていたが入力が面倒で使わなくなってしまったのをどうにかできないかというお話が多いです。

特にエクセルやスプレッドシートの運用から、はじめて営業管理ツールを導入する場合は、やることを絞り込んで、その機能が使いやすいかどうかに注力したほうが、ツールをうまく活用できると思います。