就職活動で気を付けよう！ 抑えるべきビジネスメールのマナー

こんにちは。井上です。
 
就職活動の際、ビジネスメールでのやりとりが必須になります。初めて送る時には、どう書けばいいのか分からず不安に思うことも多いと思います。いざ調べてみようとしても、色々なサイトが出てきて、どれを参考にすればいいのか迷ってしまいますよね。
 
そこで今回は、細かい本文の書き方などには触れず、枠組みとして絶対に抑えておきたい５つのポイントを紹介します。

件名はシンプルに、分かりやすく

メールを確認する際、一番最初に目にするのは件名です。
 
件名から相手に「何のメールなのか」を伝える必要があります。しかし、全てを伝えようとして長すぎる文章になってしまうと、かえって分かりづらくなってしまいます。抑えるべき要点を踏まえて、シンプルな文面を心掛けましょう。
 
「〇〇の△△」のように、事象と目的を端的に分かるように書くと良いです。例えば、〇〇は「インターンシップ」「面談」等の事象、△△には「御礼」「ご連絡」等のメールの目的を書きます。
 
また、インターンシップの御礼等、就職活動に関連するメールは、自分以外にも多くの方が同内容を送ることが想定されるため、送信者が誰なのかを件名に記載しておきましょう。
 
件名の例

• 履歴書の送付（××大学□□学科 田中 太郎）
• 〇月△日開催インターンシップの御礼（××大学□□学科 田中 太郎）

本文にはまず誰に宛てたメールかを書こう

ビジネスメールのお決まりとして、メールの最初には誰に宛てているのかを明記しなければなりません。会社名だけではなく、担当部署や担当者名も忘れないようにしましょう。

会社名は省略せず、ホームページ等で確認して必ず正式な名前で書いてください。また、担当者が不明の場合は、「ご担当者様」と記載しましょう。

文末には署名を付ける

こちらは、普段なじみの無いしきたりかもしれません。ビジネスメールでは、文末に大学名や学科、自身の氏名及び連絡先が分かるような署名を記載するようにしましょう。

添付ファイルは必ず送信前に確認を

履歴書の送付などでメールにファイルを添付する際は、必ず送信前に下記を確認してください。

• 添付ファイルは間違っていないか
• ファイル名は適切か
• ファイルの容量は問題ないか

ファイルを添付した段階で、一度ファイルを開く等して添付ファイルが間違っていないか確認しましょう。似た名前のファイルを同じフォルダで管理していると、間違ったファイルを添付している可能性があります。
 
ファイルのコピー等を行っている場合、「 – コピー」のように、ファイル名に不要な記述が入ってしまっている場合もあります。ファイルの名前が間違っていないかも確認しましょう。
 
送信可能なファイル容量かどうかを確認するようにしましょう。送信ができたとしても、相手側で受信できない場合があります。送信可能なファイル容量は事前に確認しておくと良いです。また、ファイルの形式なども併せて確認できているとより良いですね。

Ccを勝手に外さない

メールでやり取りをする中で、Toで指定している送信相手の他に、Ccにも宛先が入っている場合があります。その場合、絶対に自分の判断で勝手にCc欄を消さないようにしましょう。
 
会社側がCcに宛先を入れたということは、その人達にもメールを共有しておきたいということです。Ccに入っている相手が誰か分からない場合でも、気にせず送信するようにしましょう。

まとめ

慣れないうちは、ビジネスメール１通送るのにも緊張してしまい、時間が掛かったりしてしまいますよね。今回紹介したような絶対に抑えるべきポイントを把握しておき、徐々に慣れていきましょう。
 
何度もメール作成を繰り返していくうちに、自然とメール用の文章の書き方に慣れていきます。社会人になってからもビジネスメールを送る機会は多く訪れるため、そこで培ったスキルは大きな財産になります。
 
積極的に経験を重ね、ビジネスメールの達人を目指していきましょう！
 
 
 
 
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