やることが多すぎて何から手をつけていいかわからないときに読んでください

こんにちは。青柳です。
 
忙しいときに限って、新しい仕事が来たり、トラブルが起こったりするものですよね。自分が悪いとか悪くないとか、もうそういうのも関係なくこんな状況は訪れるものです。そんなときにどうしたらいいか、という考え方を今回はお伝えしていきたいと思います。

まずは深呼吸

やることが多すぎて何から手をつけていいかわからない状況ということは、パニックになっているということです。まずはそれを認識しましょう。その状況を正しく認識するところから始めます。そう考えると、まずは落ち着いて状況を整理したいところです。ただし、パニックになっている状況では正しく整理ができないので、心を整えましょう。
 
心を整える方法は、深呼吸でも良いし、コーヒーブレークでも構いません。やることが多すぎている状況ですので、ここで５分落ち着いたとしても、状況は悪化しません。それよりも、落ち着いて冷静になる時間を取るほうが重要です。

タスクをすべて書き出す

冷静になったら、次はやること（タスク）をすべて書き出しましょう。大きいタスクは細分化して書いたほうが良いと思います。細分化すると期限が異なることに気づいたりします。
 
タスクの洗い出しに漏れが無いようにするには、下記の観点でチェックするようにしましょう。

• アクター（関係者）の観点
• 日付及び時間の観点
• メールの確認
• ノート及びメモの確認

相手がいるタスクを分類する

タスクの洗い出しが終わったら、次は相手がいる仕事なのかで分類していきます。自分だけの作業で終わるのか、相手とのやり取りが発生する作業なのかを切り分けてください。
 
相手とのやり取りが発生するタスクは、自分が思っているように進まないこともあります。自分がなるべくボールを持っている時間は短くしましょう。

緊急度でタスクを分類する

次にやることは、タスクを緊急度で分類することです。もっと簡単に言ってしまえば、いつ期限がくるかで分類してください。
 
期限が明確ではないものがあった場合は、確認して明確にするようにしてください。できれば視覚的に、分類するようにしてください。

実はやらなくてもいいんじゃないかタスクを分類する

たくさんあるタスクですが、実はやらなくてもいいんじゃないかというタスクは常に潜んでいます。分類するのであれば、重要ではないというタスクです。タスクとして挙がった段階では必要だと思っていたが、いま考えると必要ないというものがあるのであれば、思い切って断捨離しましょう。
 
気をつけてほしいのは、個人で判断して良いタスクと相談が必要なタスクがあるということです。個人の判断でやらないと判断してしまって、実は必要だったということがあとで判明してしまうと、さらなるパニックに陥ってしまいます。迷った場合は相談しましょう。

時間配分をする

ここまでくると何をいつまでにすべきかは、明確になっていると思います。ただし、１つだけ気をつけてほしいことがあります。
 
緊急度でタスクを分類した際に、緊急ではないに分類されたもので、重要度が高いものです。この分類に入るタスクは、実は後に大きな影響のあるタスクの可能性が高いからです。
 
ですので、忙しいなかでも必ずこの緊急ではないが重要であるタスクに、時間を取るようにしてください。その時間は１時間だけでも構いません。重要なのは常に意識に置いておき、考えておくことです。

お願いできるタスクはお願いする

分類もおわりました、やらなくて良いタスクも捨てました、時間配分もしましたというところで、気づくことがあります。絶対終わらないって。
 
そんなときには協力を求めましょう。上長、同僚、部下誰でもいいと思います。まずは状況の説明をして、整理したタスクの内容を見せて、協力を求めましょう。これは悪いことではありません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
 
今回はやることの整理を中心にお話しましたが、本質でいうとタスクをこなしていくことが重要ではなく、その先にある目的をしっかり理解して進めていくことが重要です。普段から目的の理解を行っていくと、タスクの整理ができるようになってきます。
 
作業量が少ないときから整理することを行うようにして、自分の中での許容量を増やしていけるようにしましょう。