誤字脱字を防ぐ！Excelの文章校閲機能 編

こんにちは、飯塚です。
 
プログラマーの仕事をやっていると、コードを書く以外にも設計書やテスト項目書など文章を書く機会も結構多いのですが、ドキュメント作成はつきものなのが誤字脱字です。
 
お客様にお見せすることも考えるとなくしていきたいものです。というわけで仕事で最も頻繁に使う、Excelの校閲機能を簡単な判別ケースとともにまとめてみました。

Excel標準の校閲機能

Excelの標準機能のひとつ、スペルチェックを使用します。
 
使い方
 
１. 校閲タブを開きます。

 
２. スペルチェックをクリックします。

 
３. スペルチェックのポップアップが開きます。修正候補を選択し、「修正」ボタンをクリックで修正できます。
今回は「soltion」を「solution」に修正してみます。
 

 
４. 修正されたことが確認できました！ １つの単語を修正か無視すると次の単語のスペルチェックに入ります。

 
こんな感じで進めていくと結果は次のようになりました。

判別結果

 
残念なことに日本語に対応していないのが最大の難点です。またアンダーバーも単語の一部として扱うようなので、その点もプログラマやSEにとっては少し不便です。
 
とはいえ、Excelの標準機能なので手軽に使えるのが嬉しいです。ショートカットで「Alt」→「R」→「S」の順に押すか、「F7」で簡単に呼び出すことができます。

アドインを使用する　SPEGRA Checker

Excelでも日本語の校閲をする方法を調べてみたところ、「SPEGRA Checker」という便利なアドインがありました。Wordの校閲機能をExcelでも使えるようにしたという賢いツールです。SPEGRAという名前はSPELLとGRAMMERから来ているそうです。

SPEGRA Checkerの導入方法

１. 以下のサイトから「SPEGRA Checker」をダウンロードします。
http://toowaki.web.fc2.com/
 
サイトの中央あたりに「SPEGRA Checker」が紹介されてるので、そこからアドインをダウンロードします。
 

 
２. アドインファイルのブロックを解除します。
ダウンロードした「SPEGRA_Checker_JP」を適当な場所に展開して、「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker).xlam」を選択します。右クリックでプロパティを選択、ポップアップ下部のセキュリティ項目の「許可する」にチェックします。
 

 
３. アドインが適用されるようにファイルを設置します。
「C:\Users\【ユーザー名】\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns (Excelのアドインの保存場所)」 に「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker).xlam」を保存します。
 

 
４. 校閲を実施したいExcelファイルを開いて、ファイルタブを開きます。
続いて、オプションをクリックします。
 

 

 
５. オプションポップアップが開けたら、アドインを選択します。
 

 
６. アクティブでないアプリケーション アドインから「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker)」を選択、設定ボタンをクリックします。
 

 
７. 設定ポップアップから「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker)」を選択してチェック、OKボタンを押します。
 

 
８．さっそく試してみます。
右クリックから「スペルと文章のチェック」を選択します。
 

 
９. スペルと文章のチェックのポップアップが開くので、用途に合わせた実行方法を選びます。
 

 
１０．実行すると、数秒待った後に結果がWordで表示されます。
 

判別結果

 
日本語の誤字脱字もチェックされていることがわかります。指摘されたセルの位置も表示されるので直すのも簡単というわけです。
 
「ご確認」の「ご」は敬語の接頭語なので、形態素解析のときに単独の文字として判断されてしまうからかもしれません。日本語の難しさです。導入するだけで、Excelの誤字が減らせること間違いなしのおすすめツールです。

まとめ

いかがでしょうか。
 
Excelで作った資料はお客様にお見せする機会も多いので、誤字脱字はなくしたいものです。日本語のむずかしさのためか校閲機能はまだまだ完璧とはいえないようですが、単純な英語のスペルミスなら１００％防げそうです。
 
ひと手間加えるだけで確実にミスを減らせるので、ぜひ使ってみてください。
 
 
 
 
《関連記事》

• 誤字脱字を防ぐ！文章校正ツール・機能まとめ Gmail / Just Right!6 / Enno 編