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誤字脱字を防ぐ!Excelの文章校閲機能 編

こんにちは、飯塚です。入社2年目となり、プログラマー歴も2年目に入りました。
 
プログラマーの仕事をやってみると、コードを書く以外にも設計書やテスト項目書など文章を書く機会も結構多いのですが、ドキュメント作成はつきものなのが誤字脱字です。
 
お客様にお見せすることも考えるとなくしていきたいものです。というわけで仕事で最も頻繁に使うExcelの校閲機能を簡単な判別ケースとともにまとめてみました。
 

  1. Excel標準の校閲機能
  2. アドインを使用する SPEGRA Checker

 

Excel標準の校閲機能

Excelの標準機能のひとつ、スペルチェックを使用します。
 
使い方
 
1. 校閲タブを開きます。

 
 
2. スペルチェックをクリックします。

 
 
3. スペルチェックのポップアップが開きます。修正候補を選択し、「修正」ボタンをクリックで修正できます。
今回は「soltion」を「solution」に修正してみます。
 

 
 
4. 修正されたことが確認できました!1つの単語を修正か無視すると次の単語のスペルチェックに入ります。

 
 
こんな感じで進めていくと結果は次のようになりました。
 

判別結果

 

判別ケース 正しい言葉 ミスの種類 判別結果
soltion solution タイプミス
staet_time start_time スペルミス 不可
こんちは こんにちは 正しい日本語でない 不可
ああああああご確認よろしくお願いします ご確認よろしくお願いします 意図しないタイピング 不可
go確認お願いします ご確認お願いします 変換ミス 不可
ゴ確認お願いします ご確認お願いします 変換ミス 不可
お疲れ様でs お疲れ様です タイプミス 不可
マジで超お疲れ様です お疲れ様です 正しい日本語でない 不可

 
残念なことに日本語に対応していないのが最大の難点です。またアンダーバーも単語の一部として扱うようなので、その点もプログラマやSEにとっては少し不便です。
 
とはいえ、Excelの標準機能なので手軽に使えるのが嬉しいです。ショートカットで「Alt」→「R」→「S」の順に押すか、「F7」で簡単に呼び出すことができます。
 
 

アドインを使用する SPEGRA Checker

Excelでも日本語の校閲をする方法を調べてみたところ、「SPEGRA Checker」という便利なアドインがありました。Wordの校閲機能をExcelでも使えるようにしたという賢いツールです。SPEGRAという名前はSPELLとGRAMMERから来ているそうです。
 

SPEGRA Checkerの導入方法

 
1. 以下のサイトから「SPEGRA Checker」をダウンロードします。
http://toowaki.web.fc2.com/
 
サイトの中央あたりに「SPEGRA Checker」が紹介されてるので、そこからアドインをダウンロードします。
 

 
 
2. アドインファイルのブロックを解除します。
ダウンロードした「SPEGRA_Checker_JP」を適当な場所に展開して、「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker).xlam」を選択します。
右クリックでプロパティを選択、ポップアップ下部のセキュリティ項目の「許可する」にチェックします。
 

 
 
3. アドインが適用されるようにファイルを設置します。
「C:\Users\【ユーザー名】\AppData\Roaming\Microsoft\AddIns (Excelのアドインの保存場所)」 に「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker).xlam」を保存します。
 

 
 
4. 校閲を実施したいExcelファイルを開いて、ファイルタブを開きます。
続いて、オプションをクリックします。
 

 

 
 
5. オプションポップアップが開けたら、アドインを選択します。
 

 
 
6. アクティブでないアプリケーション アドインから「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker)」を選択、設定ボタンをクリックします。
 

 
 
7. 設定ポップアップから「スペルと文章のチェック(SPEGRA_Checker)」を選択してチェック、OKボタンを押します。
 

 
 
8.さっそく試してみます。
右クリックから「スペルと文章のチェック」を選択します。
 

 
 
9. スペルと文章のチェックのポップアップが開くので、用途に合わせた実行方法を選びます。
 

 
 
10.実行すると、数秒待った後に結果がWordで表示されます。
 

 
 

判別結果

 

判別ケース ミスの種類 正しい言葉 判別結果
soltion タイプミス solution
staet_time スペルミス start_time 不可
こんちは 正しい日本語でない こんにちは
ああああああご確認よろしくお願いします 意図しないタイピング ご確認よろしくお願いします 不可
go確認お願いします 変換ミス ご確認お願いします 不可
ゴ確認お願いします 変換ミス ご確認お願いします 不可
お疲れ様でs タイプミス お疲れ様です
マジで超お疲れ様です 正しい日本語でない お疲れ様です 不可

 
日本語の誤字脱字もチェックされていることがわかります。指摘されたセルの位置も表示されるので直すのも簡単というわけです。
 
「ご確認」の「ご」は敬語の接頭語なので、形態素解析のときに単独の文字として判断されてしまうからかもしれません。日本語の難しさです。導入するだけで、Excelの誤字が減らせること間違いなしのおすすめツールです。
 

まとめ

いかがでしょうか。
 
Excelで作った資料はお客様にお見せする機会も多いので、誤字脱字はなくしたいものです。日本語のむずかしさのためか校閲機能はまだまだ完璧とはいえないようですが、単純な英語のスペルミスなら100%防げそうです。
 
ひと手間加えるだけで確実にミスを減らせるので、ぜひ使ってみてください。

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